Vergaderen… het is standaard in een organisatie, en in de business wereld. Iedereen vergadert toch? En als je iemand iets wilt vragen, of je hebt iets nodig van een collega, dan plan je toch een vergadering?
meetingitis
An excessive propensity to hold unnecessary meetings.
Hoe vergroot je dan de effectiviteit en productiviteit van vergaderingen? Heb je telkens nood aan een vergadering? Hier bewuster over zijn, kan je al een grote stap vooruit helpen en de situatie verbeteren!
De effectiviteit en productiviteit van een vergadering verhoog je door
- een goede voorbereiding
- de vergadering faciliteren
- een goede follow-up
Voorbereiding van de vergadering
4 P’s van een vergadering
Vooraleer een zaal te boeken en mensen uit te nodigen, denk na of de vergadering nodig is!
Een alternatief is op mensen toe stappen voor een conversatie wanneer die in de buurt zijn en die je kan/mag storen (eerst vragen natuurlijk)! Denk voor het plannen van een vergadering aan de 4 P’s (4 P’s als geheugensteuntje) – dit is voor een vergadering die je wilt organiseren.
- Persons/Participants: wie zal er de vergadering organiseren/faciliteren/leiden en wie zijn de personen die actief kunnen bijdragen en die je vervolgens zal uitnodigen?
- Purpose: wat is het doel van de vergadering? Zijn de beweegredenen of motivatie duidelijk die het bijeenbrengen van personen in een vergadering verantwoorden?
- Process: welke facilitatie processen zal je toepassen voor de vergadering, in functie van het doel? Er bestaan verschillende facilitatie technieken, die je kan gebruiken in eender welke vergadering. Het is interessant om meer interactie en dynamiek te brengen in een vergadering, buiten de standaard presentaties (1 persoon bepaalt het verloop) of brainstorming (iedereen bepaalt het verloop).
- Product: Wat is het “product”, de output van de vergadering? Wat willen we bereiken? Dit hangt uiteraard vast met het doel van de vergadering en bepaalt ook wat de output (“deliverable”) zal zijn.
Agenda van een vergadering
De agenda van een vergadering opmaken is deel van de voorbereiding. Maak een agenda die duidelijk en uitnodigend is!
Maak duidelijk:
- Wie wat zal faciliteren
- Wie notities zal nemen tijdens de vergadering (hoeft niet steeds de organisator te zijn!)
- Wie een follow-up zal doen (kan per agendapunt)
Voor elk agendapunt kan je beschrijven:
- De motivatie (noodzaak) om te bespreken
- De verwachtte uitkomst
- Wie verantwoordelijk is
- Eventuele voorbereiding
- Tijd verwacht te spenderen
- Het proces
Bij “proces” is het nuttig om een onderscheid te maken tussen “bespreking” en “beslissing“. Wanneer het niet duidelijk is in een vergadering wat de verwachtte output is (en daarmee bijhorend proces om daar te raken), is dit vaak een oorzaak van frustratie:
- Deelnemers die denken dat er een beslissing nodig is, raken geërgerd omdat de andere deelnemers enkel verwachten te “bespreken”.
- Deelnemers die denken dat het enkel een bespreking betreft, raken geërgerd omdat de andere deelnemers op een beslissing aansturen.
Tip: indien je merkt dat de deelnemers niet op voorhand de agenda bekijken (m.a.w. blindelings de vergaderuitnodiging accepteren) kan je werken met een agenda die uitnodigt d.m.v. het stellen van vragen in de agenda. De vragen zijn een trigger om na denken over de verwachting van de vergadering en eventuele voorbereiding.
Een vergadering faciliteren
De facilitator is de “gardener” en “guard” van de vergadering; een facilitator hoef niet noodzakelijk inhoudelijk bezig te zijn. Een facilitator zorgt ervoor dat:
- elke persoon gelijkwaardig kan deelnemen
- zorgt voor ruimte en tijd voor elke agendapunt en houdt de timing per agendapunt in het oog
- faciliteert het bijhorend proces per agendapunt (is het een bespreking/verduidelijking? hebben we een beslissing nodig? wat is het actiepunt? wie doet wat wanneer?)
- faciliteert een evaluatie van de vergadering op het einde (en zorgt ervoor dat dit kan gebeuren, door hier tijd voor te voorzien, of paar minuten voor officiële einde van het vergadertijdsslot een evaluatie te faciliteren)
Facilitatie technieken
Ronde
In een vergadering, ga rond in een cirkel zodat elke deelnemer de kans krijgt op zijn/haar beurt te spreken.
Het faciliteren in een cirkel zorgt ervoor dat elke deelnemers als gelijkwaardig beschouwd wordt, en ondersteunt effectieve dialoog.
Als facilitator, kan je kiezen om elke ronde met een andere persoon te beginnen, om variatie te brengen in wie er als eerste en wie er als laatste spreekt.
Check-in
In een check-in rondje krijgt iedereen de kans om kort te benoemen wat er leeft, om zo vollediger aanwezig te kunnen zijn. Dit helpt ook om gedachten te ordenen en met meer focus aan een vergadering te beginnen!
Check-in betekent dat je (heel) kort met de groep deelt wat er momenteel gebeurt met jezelf, hoe je aanwezig bent, daarbij jouw gedachten, gevoelens, afleidingen en noden kenbaar maakt.
Als facilitator, verplicht nooit iemand! Een deelnemer kan een check-in overslaan. Dit kan bij start van de vergadering gebeuren, of bij een 1 on 1 voorafgaandelijk.
Evaluatie
Zorg voor een korte evaluatie op het einde van elke vergadering. Het doel is om feedback te verzamelen hoe de vergadering verlopen is en punten voor verbetering te delen.
Korte evaluatie
- fist-of-five”, elke deelnemer geeft gelijktijdig aan wat je vond van de vergadering (van 1: heel slecht, tot 1: heel goed) meer/minder
- starten/stoppen/houden
- positief/kritisch/suggestie voor verbeteringen
Langere evaluatie (voor een workshop, sessie, …)
Retrospectief formats om te evalueren:
- Effectiviteit en format
- Facilitatie en voorbereiding
- Emotionele toon
- Appreciaties en prestaties (Ik vond goed…)
- Wilde ideeën en radicale suggesties (Wat indien…)
Facilitatie technieken
Bron voor facilitatie technieken (kleine en grote groepen)
Facilitatie technieken maken vergaderingen interactief en dynamisch, voorbeelden van technieken:
Kanban
Voor recurrente vergadering is een backlog en een kanban aangewezen, enerzijds om de lijst van items continue te prioriteren (backlog) en
anderzijds om een visueel overzicht te behouden (kanban).
Governance backlog
Gebruik naast de product backlog (werk te doen voor ontwikkeling van het product) ook een aparte backlog voor beslissingen (“governance”). Governance is het voortdurend beslissen over wat er nodig is om doelen te bereiken en binnen welke grenzen dat werk hoort plaats te vinden. Te bespreken, te beslissen items kan je op een governance backlog plaatsen.
Op organisatie niveau is het ook handig om organisatie brede items zichtbaar te houden op een (goverance) backlog.