Een “open space” is een format om een bijeenkomst te laten doorgaan.

Kenmerkend voor een open space is dat er op voorhand geen agenda bepaald is, en geen specifieke doelstellingen. Een algemeen thema, onderwerp of context is er meestal wel. Een kader bepaalt de richting, maar is op zich zeker geen beperking voor de onderwerpen die aan bod kunnen komen. Initieel is er dus geen agenda. Een gedetailleerde agenda wordt als contraproductief aanzien. Bij aanvang kan iedereen wel een onderwerp suggereren.

Een open space kan men toepassen voor verschillende soorten bijeenkomsten: tijdens een conferentie, een congres, community evenement, eigenlijk voor gelijk welke meeting – zowel in een professionele of niet-professionele context.

De mogelijkheid om een open space te organiseren is er altijd, maar veel zal afhangen van de cultuur. Sommigen doen soms smalend over “meetings zonder agenda”, echter onder de juiste condities is het een krachtige techniek voor samenwerking en discussie.

Harrison Owen beschreef begin jaren 1980 de “Open space” technologie.

Hoe een open space organiseren?

De vereisten voor een “open space” zijn:

Een thema

Een thema of context: enkele woorden of een zin; geen gedetailleerde beschrijving, maar aansprekend en inspirerend zodat het interesse opwekt

Een groep

Een groep geëngageerde, geïnteresseerde aanwezigen. Mensen maken zelf de keuze of ze deelnemen aan de open space – een geforceerde deelname zal contraproductief werken. Het echte leren komt voort uit een vorm van vrijheid (zelfstandigheid om te beslissen) en verantwoordelijkheid. Uiteraard, degene die voor de eerste keer aanwezig zijn, kunnen rustig kennisnemen van de werking van een open space – zonder enige verdere verplichtingen.

Een ruimte

De ruimte moet uiteraard voldoende groot zijn voor het aantal aanwezigen. Verder is voornamelijk een groot wit bord of muur wenselijk om voorgestelde onderwerpen te visualiseren.

Een starttijd

Een startijdstip is wenselijk voor de praktische organisatie – maar… een open space kan ook spontaan ontstaan. Dit hangt uiteraard af van de situatie. Een eindtijd op zich staat niet vast, de open space is ten einde wanneer de groep beslist om te eindigen.

Verloop van een open space

Verwelkoming – introductie van het thema, de context
Suggereren van onderwerpen – elke aanwezige kan een onderwerp suggereren
Selectie van de onderwerpen – optioneel, maar meestal bij een over aanbod van onderwerp kunnen de aanwezigen stemmen (vb. door dot-voting)
Open ruimte – letterlijk, de aanwezigen organiseren zich in de open ruimte om over de verschillende onderwerp te spreken
Einde – einde van de open space – optioneel worden nota’s van de besproken onderwerpen uitgewisseld