Daily (stand-up) status meeting = GIFTS

Een dagelijkse status meeting maakt inherent deel uit van het Scrum framework. Ook zonder toepassing van Scrum, is een dagelijkse status meeting heel nuttig. Andere benamingen voor de status meeting zijn: “huddle meeting”, of kortweg: “daily”, of “stand-up”. In het Scrum framework is de officiële benaming: “Daily Scrum”

De objectieven van een dergelijke dagelijkse meeting zijn het bespreken van:

• De stand van zaken van het werk
• Verbetering van het team
• Communicatie in het team bevorderen

Kenmerken van een dergelijke meeting:

• Frequentie: dagelijks (dat is de gewoonte)
• Tijdstip: wat past voor iedereen in het team (op zich in het tijdstip niet zo belangrijk, dit kan elk moment van de dag – zolang iedereen aanwezig kan zijn)
• Duur: maximum 15 minuten is een goede duur tijd. Het is belangrijk dat de deelnemers niet afdwalen naar het vertellen van een verhaal, of het bespreken van oplossingen. Te lange conversaties of het langdradig vertellen, moet men op een vriendelijke manier een halt toe roepen. Het verduidelijken van een vraag of onderwerp kan natuurlijk wel. Het feit dat mensen blijven rechtstaan, zorgt er voor dat er blijvende aandacht is en de voorziene tijd beter respecteert. Een facilitator kan in het oog houden dat de meeting telkens tijdig start en eindigt.
• Locatie: zo dicht mogelijk bij de locatie van het team (indien er mensen op afstand participeren – kies een vergader locatie met de noodzakelijke communicatie middelen: tele-conferencing, video conferencing)
• Wie neemt er deel? Iedereen van het team. Iedereen is verondersteld spreken. Een facilitator kan in het oog houden dat iedereen aanwezig is in de meeting. Een facilitator kan aanduiden wie er spreekt, of we passen een sequentiële spreekvolgorde toe, of een random spreekvolgorde (vb. door een balletje rond te gooien). Een random spreekvolgorde verhoogt de aandacht van de aanwezigen 🙂 en maakt het leuker.

Er zijn vele interessante technieken – tips & tricks om een dagelijkse status meeting levendig te houden; een interessant artikel hierover is dit: “It’s not just standing up”

Een volgend acroniem is leuk om de essentie van een dagelijkse status meeting te vertellen:

G I F T S

Good start

De meeting is een goed begin voor het team – een goed begin van de dag – uiteraard als de meeting ’s morgens plaatsvindt :-). De meeting mag geen dagelijkse sleur worden of het aframmelen van de status. De meeting dient energie te geven! Een boost om de dag te beginnen en nieuw inzichten in te behandelen problemen of taken.

Improvement

De doelstelling is verbetering. Verbetering van het werk dat het team levert, verbetering van het functioneren van het team zelf. Het zeggen van problemen, zonder effectief naar oplossingen te zoeken heeft weinig meerwaarde.

Focus

Focus op het werk, niet zozeer de mensen. De doelstelling is om de status van het werk te (gedane werk / werk nog te doen) bespreken, niet te focussen op de activiteiten van elk individu.

Team

De status meeting is een meeting voor het team om zichzelf te informeren en beter te organiseren, het is absoluut geen rapporteringsmeeting! Vermijd dat een manager de meeting als een rapporteringstool gebruikt.

Status

We bespreken de status van het werk en eventuele problemen of belangrijke zaken. Dit wordt typisch gedaan door het beantwoorden van 3 vragen per individu:

1. Wat heb ik gisteren gedaan?
2. Wat wil ik vandaag doen?
3. Wat zijn de problemen die ik heb die me belemmeren om mijn werk te doen / taken af te handelen?

Een suggestie is om team members eerst de 3^e vraag i.v.m. problemen te laten beantwoorden – zodanig dat hier voldoende aandacht aan gegeven wordt.

Visueel board

Een aanrader (must-have) is een board om zaken visueel bij te houden. In zijn eenvoudigste vorm maken we een “improvement board”, die de besproken problemen lijst. Vervolgens dient het board om bij elke status meeting de problemen te herhalen en te zien of er voortgang is voor een oplossing.

Een andere vorm is een planning / taken board. In dit geval zal het board alle taken weergeven met hun huidige status en eventuele problemen.

Voor het opmaken van een taken board, verwijs ik naar dit artikel met voorbeeld.